การใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงาน

ม.2 ภาคเรียนที่1/2558

บทที่ 4 การใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงาน

ความหมายและความสำคัญของซอฟต์แวร์   ซอฟแวร์ (Software)  เป็นชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่เขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ ใช้สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานอย่างเป็นขั้นตอน      การที่คอมพิวเตอร์จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดนั้น  จึงขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์เป็นสำคัญ  โดยต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับลักษณะงาน     ประเภทของซอฟต์แวร์ 1)ซอฟต์แวร์ระบบ (System software) 1.1ระบบปฏิบัติการ  หรือโอเอส (Os: Operating System) ใช้ในการดูระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีในเครื่องในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง  ระบบปฏิบัติการที่ควรรู้จักมี  ดังนี้ (1)ดอส(DOS: Disk Operating System) เป็นระบบปฏิบัติการที่ใช้คำสั่งเป็นตัวอักษรในการจัดระบบงาน ซึ่งนิยมใช้ในอดีต (2)วินโดวส์ (Windows) เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนามาจากดอส ซึ่งผู้ใช้สามารถสั่งงานด้วยเมาส์ร่วมกับการใช้แผงแป้นอักขระทำงานหลายงานพร้อมกันได้ (3)ยูนิกส์(UNIX) ใช้งานในลักษณะให้มีผู้ใช้ได้หลายคนในเวลาเดียวกันและทำงานได้ในเวลาเดียวกันอีกด้วย (4) ลีนุกส์(Linux) เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนามาจากยูนิกส์ ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เสรีที่ทุกคนสามารถนำไปใช้แก้ ปรับปรุง หรือจำหน่ายฟรีโดยไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์ (5) แมคอินทอช(Macintosh) เป็นระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้ในงานเกี่ยวกับสิ่งพิมพ์    1.2) ตัวแปลภาษา (1) คอมไพเลอร์ (Compiler) ทำงานโดยเป็นโปรแกรมที่เขียนเป็นภาษาระดับสูงทั้งโปรแกรมให้เป็นภาษาเครื่องก่อน แล้วจึงให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามภาษาเครื่องนั้น คอมไพเลอร์ที่รู้จักกันดี เช่น ตัวแปลภาษาซี   ตัวแปลภาษาปาสคาล เป็นต้น (2)   อินเทอร์พรีเตอร์ (Interpreter)  ทำงานโดยแปลโปรแกรมทีละคำสั่ง แล้วให้คอมพิวเตอร์ทำตามคำสั่งนั้น เมื่อทำเสร็จแล้วจึงแปลคำสั่งลำดับต่อไป อินเทอร์พรีเตอร์ที่รู้จักกันดี เช่น ตัวแปลภาษาบาสิก ตัวแปลภาษาโลโก ตัวแปลภาษาโคบอล เป็นต้น   2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์    2.1) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้งานทั่วไป (1) ซอฟต์แวร์ประมวลคำ(Word processing software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการพิมพ์เอกสาร (2) ซอฟต์แวร์ตารางงาน(Spreadsheet software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการคิดคำนวณ (3) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล(Database management software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ (4) ซอฟต์แวร์นำเสนอ (Presentation software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สร้างงานนำเสนอที่สะดวกรวดเร็ว (5) ซอฟต์แวร์สื่อสารและค้นหาข้อมูล(data communication and discovery software) ซอฟต์แวร์สื่อสารเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (6) ซอฟต์แวร์กราฟิก(Graphic software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สร้าง ออกแบบ วาดหรือจัดแต่งเอกสารและรูปภาพ    2.2)ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะ เป็นซอฟต์แวร์สำหรับงานแต่ละประเภทซึ่งตรงตามความต้องการของผู้ใช้ การใช้ซอฟต์แวร์ระบบช่วยในการทำงาน 1)การบีบอัดข้อมูล 1. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์หลายๆไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการซิปคลิกด้วยเมาส์ซ้ายพร้อมกับกดปุ่ม Ctrl บนแผงแป้นอักขระค้างไว้จนกระทั่งได้ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการซิปครบตามจำนวน 2. คลิกเมาส์ขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการซิปอันใดอันหนึ่งของกลุ่มไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการลดขนาด 3. เลือกคำสั่ง Send to และ Compressed (zipped) Folder  4. ผลลัพธ์ที่ได้จะพบข้อมูลที่ถูกซิป ซึ่งมีรูปร่างคล้ายโฟลเดอร์มีซิปรูดหรือตู้มีลิ้นชัก 2) การขยายข้อมูล 1. คลิกเมาส์ขวาที่โฟลเดอร์ซึ่งซิปไว้ 2. เลือกคำสั่ง  Extract files 3.วินโดวส์จะแสดงตำแหน่งที่เก็บไฟล์ที่ขยายแล้ว ถ้าต้องการเปลื่ยนตำแหน่งที่เก็บให้คลิกที่ไดเร็กทอรีทรี 4.คลิกปุ่มคำสั่ง Ok 5.ผลลัพธ์ที่ได้  คือไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ขยายแล้ว   3) การตรวจสอบไวรัสคอมพิวเตอร์ ไวรัสคอมพิวเตอร์ที่พบเป็นประจำ  เช่น ม้าโทรจัน (Trojan) หนอน (Wams) ซอฟต์แวร์สอดแนม (Spyware) เป็นต้น การป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ สามารถทำได้หลายวิธีดังนี้ 1) การติดตั้งซอฟต์แวร์แอนทีไวรัสต่างๆ และทำการปรับปรุงฐานข้อมูลของซอฟต์แวร์อยู่เสมอเพื่อป้องกันและทำการตรวจสอบหาไวรัส 2) หมั่นตรวจสอบและแก้ไขจุดอ่อนของระบบปฏิบัติการ 3) ปรับปรุงการทำงานของระบบปฏิบัติการและซอฟต์แวร์ในระบบให้มีความปลอดภัยสูง ดังนี้ -ปรับปรุงซอฟต์แวร์ที่ใช้อ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ -ปรับปรุงซีเคียวริโซน(Security Zone) -เปิดระบบไฟล์วอลล์(Firewall) ที่บิลด์อิน (built-in) ซึ่งจะอยู่ในระบบปฏิบัติการวินโดวส์เอกส์พี -ไม่ควรทำการแบ่งปันไฟล์ข้อมูลต่างๆผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหากไม่จำเป็น   4) ระมัดระวังทุกๆครั้งที่ทำการอ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และเปิดไฟล์จากสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆดังนี้ -ไม่เปิดอ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์และไฟล์ที่แนบมากับไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ทราบแหล่งที่มา -ไม่เปิดอ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีหัวเรื่องเชิญชวนให้ติดตาม -ทุกครั้งที่จะทำการเปิดไฟล์ข้อมูลต่างๆให้ใช้โปรแกรมแอนทีไวรัส  ตรวจสอบหาไวรัสก่อน -ไม่เปิดไฟล์ที่มีนามสกุลแปลก -ไม่ใช้สื่อบันทึกข้อมูลร่วมกับบุคคลหรือระบบอื่น   5) สำรองข้อมูลที่สำคัญของระบบคอมพิวเตอร์ไว้เสมอ ลักษณะอาการของคอมพิวเตอร์ที่แสดงถึงการมีไวรัส -ใช้เวลานานผิดปกติในการเรียกซอฟต์แวร์ขึ้นมาทำงาน -ปุ่มคำสั่งต่างๆใหญ่ขึ้น -วันเวลาของซอฟต์แวร์เปลี่ยนไป -ข้อความที่ปกติไม่ค่อยได้เห็นกลับถูกแสดงขึ้นมาบ่อยๆ -เกิดตัวอักษรหรือข้อความประหลาดบนหน้าจอ -เครื่องส่งเสียงออกทางลำโพงโดยไม่ได้เกิดจากซอฟต์แวร์ที่ใช้งานอยู่ -แผงแป้นอักขระทำงานผิดปกติหรือไม่ทำงานเลย -ขนาดของหน่วยความจำที่เหลือลดน้อยกว่าปกติ โดยหาเหตุผลไม่ได้ -ไฟล์แสดงสถานการณ์ทำงานของดิสก์ติดค้างนานกว่าที่เคยเป็น -ไฟล์ข้อมูลหรือซอฟต์แวร์ที่เคยใช้หายไป -เครื่องทำงานช้าลง -เครื่องบูตตัวเองโดยไม่ได้สั่ง -ระบบหยุดทำงานโดยไม่ทราบสาเหตุ              เมื่อมีอาการดังกล่าวต้องตรวจสอบไวรัสคอมพิวเตอร์ทันทีโดยมีขั้นตอน  ดังนี้ 1)ดับเบิลคลิกที่ปุ่มคำสั่งของซอฟต์แวร์ตรวจสอบไวรัสที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ 2)คลิกปุ่มคำสั่ง  Computers scan แล้วเลือกตรวจสอบไวรัสทั้งหมดทุกไฟล์ทุกโฟลเดอร์ (Smart scan) หรือเลือกตรวจสอบไวรัสเฉพาะที่ต้องการ (Custom scan)  3)ถ้าเลือกตรวจสอบไวรัสจากสื่อบันทึกข้อมูลที่กำลังนำข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ใช้เมาส์คลิกลงในช่องว่างหน้าไดร์ฟที่นำเข้าข้อมูล   แล้วคลิกปุ่มคำสั่ง       การใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ช่วยในการทำงาน       1)การใช้ซอฟต์แวร์ในการคำนวณและจัดเรียงข้อมูล การคำนวณและจัดเรียงข้อมูลเป็นความสามารถอย่างหนึ่งของไมโครซอฟต์เอกซ์เซล ซึ่งเมื่อคลิกปุ่มคำสั่ง Start เลือก Programs Office และ Microsoft Office Excel จะพบหน้าต่างการทำงานของซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์เอกซ์เซล 1.1    การคำนวณ การคำนวณในไมโครซอฟต์เอกซ์เซลสามารถทำได้โดยการใช้สูตรฟังก์ชัน  ซึ่งคล้ายคลึงกับการคำนวณทางคณิตศาสตร์ (1) เครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ +       คือ      บวก -        คือ      ลบ *        คือ      คูณ /        คือ      หาร %      คือ      เปอร์เซ็นต์ ^        คือ      ยกกำลัง =       คือ      เท่ากับ >       คือ      มากกว่า <       คือ      น้อยกว่า > =    คือ      มากกว่าหรือเท่ากับ < =    คือ      น้อยกว่าหรือเท่ากับ < >    คือ      ไม่เท่ากัน ( )      คือ      วงเล็บ &       คือ      นำข้อความตั้งแต่ 2 ข้อความมารวมกัน :        คือ      ถึง   (2) หลักการเขียนสูตรในไมโครซอฟต์เอกซ์เซล   มีหลักการดังนี้ - ต้องพิมพ์เครื่องหมาย = ในช่องคำนวณก่อนเสมอ - สูตรในไมโครซอฟต์เอกซ์เซลจะเขียนในบรรทัดเดียว - สูตรในไมโครซอฟต์เอกซ์เซลไม่สามารถสร้างเป็นเศษส่วนได้ - ในไมโครซอฟต์เอกซ์เซลจะมีการลำดับความสำคัญของเครื่องหมายโดยเครื่องหมายที่มีลำดับแรกจะถูกคำนวณก่อน 1.( )      2. % 3. ^ 4.*และ/ 5.+และ- (3) ตัวอย่างการคำนวณโดยใช้สูตร 1) คลิกที่เซลล์ช่องผลรวมของเครื่องเขียน  แล้งพิมพ์สูตรลงในช่องดังกล่าว ซึ่งในที่นี้จะหาผลรวมของราคาสมุด โดยใช้สูตร = C2*D2 2) กดปุ่ม Enter บนแผงแป้นอักขระ จะได้ผลลัพธ์ที่ปรากฏ   (4) การฟังก์ชันในการคำนวณ 1) คลิกเซลล์ที่ต้องการให้ปรากฏผลรวม แล้วพิมพ์ฟังก์ชัน โดยในที่นี้ต้องการหาผลรวมของเซลล์  E2 ถึง E7 จึงพิมพ์ = SUM (E2:E7) 2) กดปุ่ม Enter บนแผงแป้นอักขระจะปรากฏผลลัพธ์   1.2 การจัดเรียงข้อมูล 1) คลิกเมาส์เลือกเฉพาะหัวข้อที่ต้องการจัดเรียงข้อมูล 2) คลิกคำสั่ง Data แล้วเลือก Sort 3) เลือกรูปแบบการจัดเรียงข้อมูลโดยคลิก ascending เมื่อต้องการเรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก และคลิก descending เมื่อต้องการเรียงข้อมูลจากมากไปน้อย 4) คลิกปุ่มคำสั่ง  OK             2)การใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการค้นหาคำศัพท์และความหมาย ตัวอย่างการค้นความหมายของคำภาษาไทยจากเว็บไซต์ของราชบัณฑิตยสถานมีขั้นตอน ดังนี้ 1)พิมพ์ที่อยู่ (URL) ของราชบัณฑิตยสถานลงในช่องว่าง แล้วกดปุ่ม Enter บนแผงแป้นอักรขะเพื่อค้นหาเว็บไซต์ของราชบัณฑิตยสถาน  2) เมื่อปรากฏหน้าเว็บไซต์ราชบัณฑิตยสถานแล้วเลือกพจนานุกรม 3) พิมพ์คำที่ต้องการคำค้นหาความหมายในช่องว่าง 4) คลิกปุ่มคำสั่ง  ส่งคำค้นหา        3) การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อความบันเทิง ตัวอย่างการใช้ซอฟต์แวร์วินโดวส์มีเดียเพลเยอร์ชมภาพยนตร์จากแผ่นดีวีดี 1) คลิกคำสั่ง  Start เลือก Programs และ Windows Media Player 2) คลิกคำสั่ง Play แล้วเลือก DVD, VCD or CD Audio 3) ใส่แผ่นดีวีดีภาพยนตร์เข้าไปในช่องอ่านดีวีดี แล้งชมภาพยนตร์